Mettre en place un projet de mobilité
Quelques règles
Les nouveaux outils de la mobilité peuvent influer sur l’ensemble de l’organisation des entreprises. Pour autant, la mise en place de ces outils rentre dans une logique d’achat classique avec cahier des charges et phase de tests. La réflexion sur ces nouveaux modes de communication doit suivre un process équivalent à celui d’un projet informatique...
Process à suivre
Bien réfléchir avant permet d’éviter de mauvaises surprises ensuite. Avant toute chose, un chef d’entreprise doit se poser la question de l’utilité d’une solution mobile. L’entreprise travaille t’elle avec des travailleurs nomades ? Le process de communication avec les travailleurs nomades mérite t’il d’être amélioré ? Quel avantage concurrentiel
va apporter la mise en place d’outils de mobilité ? Un tel projet doit être évalué en terme d’investissement et en terme de bénéfices attendus. Le chef d’entreprise doit également évaluer le niveau d’expertise de ses collaborateurs en matière de technologie. Il doit lier ses choix à l’utilisation sur le terrain : doit-on choisir un terminal durci ou non ? De quelle autonomie ont besoin les collaborateurs sur le terrain ? Il faut prévoir une formation pour les utilisateurs et établir un budget maintenance. En
choisissant une solution grand public, le coût d’investissement va être réduit. En revanche, avec un terminal durci, les coûts liés à la casse et à la maintenance vont être moindres. Il faut également se demander si l’information doit remonter du terrain en mode connecté ou déconnecté. Il faut également penser à l’évolution de la solution, le matériel pourra t’il s’adapter à cette évolution ?
Le cahier des charges
La mise en place d’un projet de mobilité doit donner lieu à la rédaction d’un véritable cahier des charges. Il doit être précis pour tout ce qui concerne les applications car elles doivent s’adapter au Système d’Information de l’entreprise, notamment la manière d’exporter les informations vers la base de données, la façon de se connecter au SI. Si le choix s’est porté sur un PDA, il faut bien exposer les fonctions désirées , les bénéfices attendus, les méthodes de travail des utilisateurs.
Différents items doivent être précisés : le travailleur nomade travaille t’il assis ou debout ? A l’intérieur ou à l’extérieur ? La taille d’affichage des informations est elle suffisante ? Doit il travailler avec un clavier alphanumérique ou virtuel ? Le terminal doit-il être durci pour résister aux chocs ? De quelle autonomie a besoin l’utilisateur ? L’encombrement correspond il à ses contraintes ? Il faut également évaluer le cycle de vie du matériel, le prix... Le cahier des charges doit décrire la structure du Service Informatique existant pour appréhender comment sera reçue ou envoyée l’information. Doit-il s’agir de voix ou de données, des deux ?
Les étapes incontournables
La mise en place du système et des outils doit passer par certaines étapes. Premier stade, la phase d’étude doit décrire la problèmatique, exprimer les besoins, les contraintes économiques, le calendrier. Deuxième étape, la définition du contexte d’utilisation avec la typologie de l’utilisateur et des conditions dans lesquelles il évolue qui détermineront le mode de communication, off ou on-line, l’autonomie nécessaire, le type d’applications embarquées. Vient ensuite la phse d’évaluation du nombre de données à transférer ou à stocker. Si le nombre de données à transmettre par jour dépasse un nombre déterminé de mégaoctets, il faudra passer au GPRS ou au modem 56K. Le choix entre ces deux modes de communication dépend du budget. Vient ensuite l’étape du choix de la solution. Elle doit être testée avec une version pilote. La plateforme technique doit convenir en terme d’autonomie, de robustesse, d’encombrement, de maintenance. L’architecture logicielle et l’efficacité de la communication doivent être évaluées. Il faut identifier les forces et les faiblesses de chaque solution retenue. Il faut également analyser le ressenti des utilisateurs. La phase pilote terminée, la solution qui convient le mieux est adotpée et déployée au sein de l’entreprise.
Tester en situation réelle
Enfin dernière étape, il faut mettre en place des outils de gestion du parc qui prennent en compte l’administration et la maintenance. Cette étape est particulièrement importante car en dépend la perte d’exploitation liée à un matériel défectueux. Enfin, il faut appréhender les possibilités d’évolution de la solution retenue, notamment en adoptant une solution financière souple comme la location. Ainsi
l’entreprise doit déterminer si des ressources en interne doivent être allouées à cette gestion ou si cette partie doit être externalisée avec, par exemple, un support technique 24 heures sur 24.
Choisir son opérateur
Le choix d’un opérateur est difficile car les offres entreprises changent toutes les semaines. Il faut donc
regarder l’adéquation entre l’offre tarifaire et la simplicité de gestion. Autre point important, regarder également la flexibilité des contrats : demain, un opérateur peut offrir un meilleur tarif...
Retour sur investissement
La mise en place d’un projet de mobilité nécessite de mieux comprendre les flux d’informations qui transitent à l’intérieur de l’entreprise. Parfois, il faut penser à revoir l’ensemble de la circulation des flux. Pour calculer le retour sur investissement, il faut comparer les deux modes de fonctionnement : avec ou sans applications nomades. Les coûts de mise en oeuvre, d’exploitation, l’impact sur les process doivent être calculés, tout comme la maintenance et les communications. Toutefois, adopter des outils nomades offre plusieurs avantages :
diminution des coûts d’exploitation
augmentation des ventes
amélioration de la qualité du service commercial
satisfaction du salarié nomade
Comment gérer la mobilité ?
Pour gérer son parc d’outils mobiles, l’entreprise dispose de plusieurs solutions. Première option, elle choisit de prendre elle même en charge cette partie. Deuxième option, l’entreprise choisit de gérer elle même le parc, mais confie à un prestataire extérieur les problèmes de retours et de pannes. Enfin, dernier mode de gestion, l’externalisation complète : contre un abonnement le prestataire prend tout en charge 24h sur 24 et 7 jours sur 7.
Les secrets de la réussite
L’entreprise doit faire face à un marché extrêmement mouvant où les acteurs apparaissent et disparaissent. Pour choisir un éditeur pérenne, il faut s’assurer qu’il a plus de trois ans d’expérience sur le marché de la mobilité et qu’il a mené à terme plusieurs projets.
Source Flottes Automobiles.
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